Optimale Planung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für erfolgreiche Tagungen im Schindlerhof

Optimale Planung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für erfolgreiche Tagungen im Schindlerhof

Eine erfolgreiche Tagung erfordert mehr als nur den richtigen Ort und das passende Thema. Es geht um sorgfältige Planung, Organisation und das Feintuning vieler kleiner Details, die zusammen ein harmonisches Ganzes ergeben. Der Schindlerhof bietet die ideale Umgebung für erfolgreiche Tagungen und Seminare. Doch wie plant man eine solche Veranstaltung so, dass sie wirklich reibungslos verläuft und alle Teilnehmer zufrieden sind?

Hier finden Sie eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung und Checkliste, die Ihnen dabei hilft, Ihre Tagung im Schindlerhof perfekt zu organisieren.

1. Bedarfsanalyse: Ziele und Teilnehmer festlegen

Schritt 1: Ziele der Tagung definieren

Überlegen Sie sich, was Sie mit der Tagung erreichen möchten. Soll es um Wissensvermittlung, Team-Building oder strategische Planung gehen? Klare Ziele helfen Ihnen dabei, den Fokus zu bewahren und das Programm entsprechend zu gestalten.

Schritt 2: Teilnehmerkreis bestimmen

Identifizieren Sie die Zielgruppe der Tagung. Wer soll teilnehmen? Führungskräfte, Mitarbeiter oder externe Partner? Die Anzahl und Art der Teilnehmer beeinflussen die Wahl des Raumes und die organisatorischen Details.

2. Termin und Dauer festlegen

Schritt 3: Geeigneten Termin finden

Wählen Sie ein Datum, das den meisten Teilnehmern passt und das auch saisonale Vorzüge bietet. Der Schindlerhof ist beispielsweise in der Ferienzeit weniger ausgelastet, was mehr Flexibilität und Ruhe bietet.

Schritt 4: Dauer der Tagung bestimmen

Je nach Umfang und Zielsetzung der Tagung können Sie eine eintägige Veranstaltung oder ein mehrtägiges Event planen. Der Schindlerhof bietet hierfür die nötige Flexibilität und Unterbringungsmöglichkeiten.

3. Budgetplanung

Schritt 5: Kostenrahmen festlegen

Setzen Sie ein Budget fest, das alle wesentlichen Kosten abdeckt, einschließlich Raummiete, Verpflegung, Übernachtung, Technik und eventueller zusätzlicher Dienstleistungen.

Schritt 6: Angebote einholen und vergleichen

Fordern Sie ein detailliertes Angebot vom Schindlerhof an und vergleichen Sie es ggf. mit anderen Anbietern. Beachten Sie dabei die inkludierten Leistungen und möglichen Zusatzkosten.

4. Raumwahl und Ausstattung

Schritt 7: Passenden Tagungsraum auswählen

Der Schindlerhof bietet verschiedene Tagungsräume, die sich durch Flexibilität und modernes Design auszeichnen. Wählen Sie den Raum, der am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Schritt 8: Technische Ausstattung klären

Stellen Sie sicher, dass die benötigte Technik wie LED Screens (besser als Beamer), Mikrofone und WLAN verfügbar ist. Der Schindlerhof bietet modernste technische Ausstattung und professionellen Support.

5. Verpflegung planen

Schritt 9: Catering organisieren

Ein wichtiger Aspekt jeder Tagung ist die Verpflegung. Der Schindlerhof bietet hochwertige, gesunde Mahlzeiten, die den Teilnehmern Energie für den Tag liefern. Wählen Sie aus verschiedenen Menüoptionen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Gruppe abgestimmt sind. Auch das Thema Nachhaltigkeit spielt bei uns eine grosse Rolle…

6. Programmgestaltung

Schritt 10: Agenda erstellen

Planen Sie den Tagesablauf und stellen Sie sicher, dass es genügend Pausen gibt. Berücksichtigen Sie auch Zeit für informelle Gespräche und Networking.

Schritt 11: Referenten und Moderatoren buchen

Falls erforderlich, buchen Sie rechtzeitig externe Referenten oder Moderatoren. Klären Sie im Voraus die Anforderungen und die technischen Bedürfnisse. Gerne unterstützen wir Sie auch bei diesem Schritt! 

7. Teilnehmermanagement

Schritt 12: Einladungen verschicken und Anmeldungen verwalten

Senden Sie rechtzeitig Einladungen und halten Sie die Teilnehmerliste aktuell. Nutzen Sie hierfür Tools, die eine einfache Anmeldung und Verwaltung ermöglichen.

Schritt 13: Teilnehmerinformationen bereitstellen

Informieren Sie die Teilnehmer über Anreise, Unterkunft und das Programm. Der Schindlerhof bietet eine Vielzahl von Anreisemöglichkeiten und komfortable Unterkünfte.

8. Durchführung der Tagung

Schritt 14: Vor-Ort-Betreuung sicherstellen

Am Tag der Veranstaltung sorgt das Team des Schindlerhofs dafür, dass alles reibungslos verläuft. Ein Ansprechpartner vor Ort hilft bei allen Fragen und Anliegen.

Schritt 15: Technische Generalprobe

Führen Sie eine Generalprobe mit der Technik durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert und keine technischen Schwierigkeiten auftreten.

9. Nachbereitung

Schritt 16: Feedback einholen

Nach der Tagung ist es wichtig, Feedback von den Teilnehmern zu sammeln, um die Veranstaltung zu evaluieren und zukünftige Events zu verbessern.

Schritt 17: Dankesnachrichten senden

Bedanken Sie sich bei den Teilnehmer und den Referenten. Ein kleiner Dank kann viel bewirken und die Zusammenarbeit für zukünftige Veranstaltungen fördern.

Der Schindlerhof: Ihr Partner für erfolgreiche Tagungen

Mit seiner hervorragenden Infrastruktur, der idyllischen Lage und dem engagierten Team bietet der Schindlerhof die perfekten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tagung. Durch eine sorgfältige Planung und die Nutzung der vielfältigen Angebote des Schindlerhofs können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird und Ihre Teilnehmer nicht nur zufrieden, sondern begeistert nach Hause gehen.

Nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden, um nichts dem Zufall zu überlassen und Ihre Tagung optimal zu gestalten.